Die Digitalisierung ist längst auch bei Ferienwohnungen und Ferienhäusern angekommen.

Feriengäste sind es gewohnt, Informationen über ihr Smartphone abzurufen. Eigentümer wiederum möchten möglichst unkompliziert erfahren, was an ihrer Ferienimmobilie passiert – besonders dann, wenn sie selbst nicht regelmäßig vor Ort sein können.

Eine Ferienwohnung zu digitalisieren bedeutet dabei nicht, Türen, Lampen und Heizungen automatisch steuern oder überall komplizierte Technik installieren zu müssen.

Oft beginnt sinnvolle Digitalisierung wesentlich einfacher:

Informationen leichter verfügbar machen, Rückmeldungen vereinfachen und unnötige Informationswege verkürzen.

Gerade bei einer Ferienwohnung an der Nordseeküste kann das für Gäste, Eigentümer und die beteiligten Dienstleister gleichermaßen hilfreich sein.

Was bedeutet „Ferienwohnung digitalisieren“ überhaupt?

Digitalisierung kann bei jeder Ferienimmobilie etwas anderes bedeuten.

Ein Eigentümer möchte vielleicht lediglich seine gedruckte Gästemappe durch eine digitale Lösung ergänzen.

Ein anderer möchte Gästerückmeldungen einfacher erhalten.

Wieder ein anderer arbeitet bereits mit Reinigung, Hausmeister und Ferienhausverwaltung zusammen und möchte besser darüber informiert werden, wenn am Objekt etwas auffällt.

Mögliche Bereiche sind beispielsweise:

• digitale Gästemappe

• QR-Codes für Informationen

• digitale Gästeumfrage

• direkte Rückmeldemöglichkeiten

• digitale Hinweise von Reinigung oder Hausmeister

• Dokumentation von Auffälligkeiten

• Fotos vom Objekt

• digitale Informationen für Dienstleister

• aktualisierbare Hausregeln und Hinweise

• digitale Ansprechpartner und Kontaktdaten

Es muss also keineswegs alles gleichzeitig digitalisiert werden.

Eine digitale Gästemappe kann ein guter Anfang sein

Eine klassische Gästemappe funktioniert weiterhin.

Sie hat allerdings einen Nachteil:

Informationen befinden sich physisch in der Ferienwohnung.

Ändert sich beispielsweise eine Telefonnummer, WLAN-Information, Abreisezeit oder ein Hinweis zur Müllentsorgung, muss die Information vor Ort geändert werden.

Bei einer digitalen Gästemappe können Inhalte zentral angepasst werden.

Der Gast ruft sie beispielsweise über einen QR-Code mit dem eigenen Smartphone auf.

Das kann bei einer Ferienwohnung in Bensersiel genauso funktionieren wie bei einem Ferienhaus in Schillig oder einer Unterkunft auf Juist.

Welche Informationen können Gäste digital abrufen?

Eine digitale Gästemappe kann unter anderem Informationen enthalten zu:

• Anreise und Abreise

• WLAN

• Müllentsorgung

• Hausregeln

• Heizung

• technischen Geräten

• Parkmöglichkeiten

• Ansprechpartnern

• wichtigen Telefonnummern

• Einkaufsmöglichkeiten

• Ausflugszielen

• Besonderheiten der Ferienwohnung

Dabei gilt meiner Erfahrung nach:

Mehr Informationen sind nicht automatisch besser.

Eine gute digitale Gästemappe sollte vor allem übersichtlich sein.

Der Gast möchte die gesuchte Information schnell finden und nicht erst durch zwanzig Unterseiten klicken.

QR-Codes können den Zugang besonders einfach machen

Für viele Ferienwohnungen ist ein QR-Code eine sehr einfache Möglichkeit, digitale Inhalte zugänglich zu machen.

Der Gast benötigt keine zusätzliche App und muss normalerweise auch kein Benutzerkonto erstellen.

Er scannt den QR-Code mit seinem Smartphone und gelangt zu den vorgesehenen Informationen.

Ein solcher QR-Code kann beispielsweise:

• in der Gästemappe

• im Eingangsbereich

• neben bestimmten Geräten

• oder an einer anderen geeigneten Stelle

angebracht werden.

Wichtig ist, dass Gäste verstehen, was sie hinter dem QR-Code erwartet.

Ein bloßer QR-Code ohne Erklärung kann schnell übersehen werden.

Digitalisierung sollte Fragen reduzieren – nicht neue schaffen

Technik ist nur dann hilfreich, wenn sie die Nutzung einfacher macht.

Wenn ein Gast zunächst eine App installieren, ein Konto anlegen, ein Passwort vergeben und anschließend ein kompliziertes Menü verstehen muss, kann eine digitale Lösung schnell mehr Arbeit verursachen als Nutzen bringen.

Deshalb würde ich bei einer Ferienwohnung möglichst einfache Wege bevorzugen.

Der Gast sollte idealerweise unmittelbar erkennen:

Wo finde ich die Information?

Wie erreiche ich sie?

Was kann ich dort tun?

Gerade für Feriengäste, die nur wenige Tage bleiben, ist Einfachheit besonders wichtig.

Digitale Gästeumfragen können zusätzliche Informationen liefern

Digitalisierung kann nicht nur Informationen zum Gast hin transportieren.

Sie kann auch Informationen vom Gast zurück zum Eigentümer bringen.

Eine digitale Gästeumfrage kann beispielsweise Fragen enthalten zu:

• Sauberkeit

• Ausstattung

• Komfort

• Zustand

• Verständlichkeit der Informationen

• allgemeinen Verbesserungsvorschlägen

Das kann für Eigentümer besonders interessant sein, wenn sie selbst nicht regelmäßig in ihrer Ferienwohnung sind.

Ein Eigentümer einer Ferienwohnung auf Langeoog oder Wangerooge erlebt seine Unterkunft möglicherweise nur wenige Male im Jahr selbst.

Feriengäste dagegen nutzen sie laufend.

Ihre Rückmeldungen können deshalb Dinge sichtbar machen, die einem Eigentümer bei einem kurzen eigenen Aufenthalt gar nicht auffallen.

Gästezufriedenheit möglichst erkennen, bevor sie öffentlich wird

Viele Eigentümer erfahren von einem Problem erst über eine öffentliche Bewertung.

Eine digitale Rückmeldemöglichkeit kann einen zusätzlichen Weg schaffen.

Der Gast kann beispielsweise mitteilen:

„Die Lampe im Schlafzimmer funktioniert nicht.“

oder:

„Die Anleitung für die Heizung war schwer zu finden.“

oder:

„Uns ist im Bad etwas aufgefallen.“

Dadurch erhält der Eigentümer möglicherweise bereits während oder kurz nach dem Aufenthalt einen Hinweis.

Das garantiert natürlich nicht, dass niemals eine schlechte Bewertung entsteht.

Es gibt dem Eigentümer aber eine zusätzliche Informationsquelle.

Digitalisierung kann auch Reinigung und Hausmeister einbeziehen

Nicht nur Gäste können Informationen liefern.

Auch Reinigungskräfte, Hausmeister, Handwerker oder andere Dienstleister sehen eine Ferienimmobilie regelmäßig.

Eine Reinigung in Neuharlingersiel bemerkt möglicherweise, dass ein Gegenstand fehlt.

Ein Hausmeister in Horumersiel sieht eine Veränderung am Außenbereich.

Ein Dienstleister in Hooksiel stellt fest, dass etwas anders aussieht als bei seinem vorherigen Besuch.

Solche Informationen werden traditionell häufig per Telefon, SMS, WhatsApp, Zettel oder über eine Verwaltung weitergegeben.

Digitale Rückmeldemöglichkeiten können einen zusätzlichen, einheitlichen Weg schaffen.

Wenn eine Ferienhausverwaltung dazwischensteht

Viele Eigentümer arbeiten mit einer Ferienhausverwaltung oder einem Verwalter zusammen.

Das kann sehr sinnvoll sein und viel Arbeit abnehmen.

Häufig laufen Informationen dann beispielsweise so:

Reinigung → Verwaltung → Eigentümer

oder:

Hausmeister → Verwaltung → Eigentümer

Die Verwaltung filtert und bearbeitet die Informationen entsprechend ihrer Aufgabe.

Ein digitaler zusätzlicher Meldeweg kann für Eigentümer interessant sein, die bestimmte Hinweise trotzdem unmittelbar erhalten möchten.

Dabei geht es nicht darum, die Verwaltung zu umgehen oder ihre Arbeit zu kontrollieren.

Es geht darum, Informationswege nach den eigenen Bedürfnissen zu gestalten.

Unterschiedliche Personen brauchen unterschiedliche Informationen

Eine Ferienwohnung wird von verschiedenen Menschen aus völlig unterschiedlichen Perspektiven betrachtet.

Der Gast braucht Informationen über WLAN, Müll und Abreise.

Die Reinigung benötigt möglicherweise andere Hinweise.

Ein Hausmeister interessiert sich für seinen jeweiligen Aufgabenbereich.

Der Eigentümer möchte wiederum wissen, wenn sich am Objekt etwas verändert.

Deshalb muss Digitalisierung nicht bedeuten, dass jeder dieselben Inhalte bekommt.

Sinnvoller kann es sein, Informationen passend zur jeweiligen Person bereitzustellen.

Fotos können Veränderungen nachvollziehbarer machen

Eine kurze Nachricht wie:

„An der Terrassentür ist etwas auffällig.“

ist zunächst wenig konkret.

Ein Foto kann dem Eigentümer wesentlich mehr Informationen geben.

Gerade wenn die Ferienwohnung in Dornumersiel liegt und der Eigentümer selbst mehrere hundert Kilometer entfernt wohnt, kann eine Fotodokumentation helfen, eine Situation besser einzuschätzen.

Dabei sollte natürlich immer darauf geachtet werden, nur solche Informationen und Bilder zu erfassen, die für den jeweiligen Zweck erforderlich und zulässig sind.

Nicht jede digitale Dokumentation ist ein Arbeitsnachweis

Dieser Unterschied ist wichtig.

Wenn ein Dienstleister über einen digitalen Weg mitteilt, dass er am Objekt war oder ihm etwas aufgefallen ist, bedeutet das nicht automatisch, dass damit seine gesamte Arbeitsleistung kontrolliert oder bestätigt wird.

Eine digitale Rückmeldung kann vielmehr einfach eine Information für den Eigentümer sein.

Zum Beispiel:

„Heute vor Ort gewesen – Auffälligkeit am Außenbereich festgestellt.“

Was genau ein Hausmeister, Reinigungsservice oder anderer Dienstleister vertraglich leisten muss, richtet sich weiterhin nach der jeweiligen Vereinbarung zwischen den Beteiligten.

Eigentümer behalten ihre Entscheidungen selbst in der Hand

Digitalisierung sollte meiner Meinung nach nicht dazu führen, dass ein System automatisch entscheidet, was richtig oder falsch ist.

Viel sinnvoller ist:

Das System liefert Informationen – der Eigentümer entscheidet.

Wenn beispielsweise eine Reinigung etwas meldet, kann der Eigentümer selbst entscheiden, ob er:

• zunächst nichts unternimmt

• einen Hausmeister fragt

• die Verwaltung kontaktiert

• einen Fachbetrieb beauftragt

• beim nächsten Besuch selbst nachsieht

Dadurch unterstützt die Technik den Eigentümer, ohne ihm Entscheidungen abzunehmen.

Auch eine selbstverwaltete Ferienwohnung kann digital unterstützt werden

Gerade Eigentümer, die ihre Ferienwohnung selbst verwalten, können von einfachen digitalen Abläufen profitieren.

Sie haben keine Verwaltung, bei der sämtliche Informationen automatisch zusammenlaufen.

Stattdessen arbeiten vielleicht Reinigung, Hausmeister und einzelne Handwerker direkt mit dem Eigentümer zusammen.

Dann kann ein einheitlicher digitaler Informationsweg helfen, den Überblick zu behalten.

Das gilt beispielsweise für eine Ferienwohnung in Carolinensiel ebenso wie für ein Ferienhaus in Harlesiel oder Dangast.

Digitalisierung auf den Ostfriesischen Inseln

Digitale Lösungen haben einen besonderen Vorteil:

Sie sind nicht davon abhängig, dass der Anbieter selbst ständig physisch am Objekt sein kann.

Bei einer Ferienwohnung auf Borkum, Juist, Norderney, Baltrum, Langeoog, Spiekeroog oder Wangerooge können digitale Gästeinformationen oder Rückmeldemöglichkeiten genauso eingesetzt werden wie auf dem Festland.

Gerade für Eigentümer, die selbst nicht auf der Insel wohnen, kann das interessant sein.

Die Technik ersetzt dabei natürlich niemanden vor Ort.

Sie kann aber helfen, Informationen über Entfernung hinweg schneller verfügbar zu machen.

Digitale Gästemappen funktionieren auch außerhalb der Nordseeküste

Digitale Lösungen sind nicht zwangsläufig regional begrenzt.

Eine digitale Gästemappe, Gästeumfrage oder andere rein digitale Informationslösung kann grundsätzlich unabhängig davon funktionieren, ob die Ferienwohnung in Ostfriesland oder in einer anderen Urlaubsregion liegt.

Das unterscheidet digitale Leistungen deutlich von persönlichen Objektbesichtigungen.

Bei einer persönlichen Besichtigung muss jemand tatsächlich zum Objekt fahren.

Digitale Informationen können dagegen unabhängig vom Standort bereitgestellt werden.

Schritt für Schritt statt alles auf einmal

Eine Ferienwohnung muss nicht von heute auf morgen vollständig digital werden.

Ich halte einen schrittweisen Aufbau häufig für sinnvoller.

Zum Beispiel:

Schritt 1: Digitale Gästemappe

Schritt 2: Gästeumfrage oder direkte Rückmeldemöglichkeit

Schritt 3: Digitale Hinweise für Reinigung, Hausmeister oder andere Dienstleister

Schritt 4: Struktur für Fotos und Auffälligkeiten

Nach jedem Schritt kann der Eigentümer beobachten:

Wird der Ablauf dadurch tatsächlich einfacher?

Wenn nicht, sollte man ihn verändern.

Digitalisierung ist kein Selbstzweck.

Persönliche Ansprechpartner bleiben wichtig

Eine digitale Gästemappe ersetzt keinen Menschen, wenn ein Gast tatsächlich Hilfe benötigt.

Eine digitale Rückmeldung ersetzt keinen Handwerker.

Ein QR-Code ersetzt keinen guten Hausmeister.

Und ein digitales System ersetzt keine gute Ferienhausverwaltung.

Die Stärke digitaler Lösungen liegt vielmehr darin, Informationen leichter verfügbar und Wege kürzer zu machen.

Persönliche Ansprechpartner und digitale Lösungen können deshalb sehr gut nebeneinander funktionieren.

Datenschutz bei digitalen Lösungen mitdenken

Sobald digitale Systeme personenbezogene Daten, Fotos, Kontaktdaten oder andere Informationen verarbeiten, sollte auch der Datenschutz berücksichtigt werden.

Welche Anforderungen konkret gelten, hängt von der jeweiligen Lösung und den erhobenen Daten ab.

Gerade deshalb kann es sinnvoll sein, nur die Informationen abzufragen, die für den jeweiligen Zweck tatsächlich benötigt werden.

Einfachheit kann hier nicht nur für Gäste, sondern auch für Eigentümer ein Vorteil sein.

Was bei der Digitalisierung wirklich zählt

Nicht die Anzahl der digitalen Funktionen entscheidet darüber, ob eine Ferienwohnung modern organisiert ist.

Viel wichtiger ist:

Bekommen Gäste die Informationen, die sie benötigen?

Erhält der Eigentümer wichtige Rückmeldungen?

Funktionieren die Abläufe mit Reinigung, Hausmeister und Verwaltung?

Ist die Technik verständlich?

Wenn diese Fragen mit Ja beantwortet werden können, erfüllt Digitalisierung ihren eigentlichen Zweck.